Importe os cronogramas de uma carteira de projetos e visualize suas informações e indicadores de progresso diretamente no Virtual Site.
A Carteira de Projetos é um cronograma master (Master Plan) importado para o VISI que consolida o planejamento de execução dos projetos de um Virtual Site em uma única estrutura. Ela representa, de forma organizada, todos os projetos em execução em um Virtual Site e seus indicadores de desempenho, permitindo acompanhar o andamento da carteira em nível macro, a partir de uma hierarquia de programas e projetos.
A carteira não é construída dentro do VISI. Ela é criada e atualizada em ferramentas externas (como Microsoft Project) e importada para o VISI exclusivamente para visualização, acompanhamento e análise do progresso.
Como criar e inserir a carteira na plataforma?
A criação de uma Carteira de Projetos no Visi acontece em duas etapas: criação da planilha com a estrutura da carteira e em seguida a importação do arquivo.
Defina a estrutura
Definição da estrutura (arquivo inicial): O primeiro arquivo enviado define exclusivamente a hierarquia de visualização das linhas da carteira e os vínculos com os cronogramas.
Este arquivo deve ser criado manualmente no Excel ou Google Sheets e importado no formato .xls ou .xlsx.
Deve conter as colunas padrão: Nome da tarefa, Estrutura, Código, Peso e Tipo de atualização.
A coluna Valor do projeto e as colunas de Início e Término são opcionais. Os campos de início e término de cada linha da carteira serão sobrescritos pelo valor dos respectivos campos no cronograma após a importação.
Além disso, podem ser incluídas livremente colunas personalizadas no excel, que desde que sigam a mesma estrutura do restante na planilha, serão exibidas na visualização da carteira do Visi.
O que cada coluna representa:
Estrutura: Define a hierarquia de visualização das linhas da carteira e seus níveis no Visi. Deve ser escrito no formato de números separados por pontos, em que o uso do ponto representa um novo nível na hierarquia. Por exemplo:
Primeiro nível: 1, 2, 3, etc.
Segundo nível: 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.
Terceiro nível: 1.1.1, 1.1.2, 2.1.1, etc.
Nome da tarefa: Nome do projeto ou programa. Será o nome exibido em cada linha da carteira.
Início: Data de início do projeto ou do programa.
Término: Data de término do projeto ou do programa.
Peso: Determina a representatividade do avanço de um projeto ou programa em relação à carteira como um todo.
Código: Código utilizado para vincular as linhas da carteira com o cronograma. as informações importadas dos cronogramas à cada atualização. Esse campo garante que as linhas da carteira sejam vinculadas e atualizadas corretamente pelos respectivos cronogramas e linhas do cronograma desejadas.
Tipo de atualização: Determina se o valor do avanço da linha da carteira é originado do Project ou se será calculado a partir de uma ponderação do avanço do projeto e do peso determinado para ele. Os modos possíveis são:
“project”: Os dados de progresso e indicadores da linha da carteira usarão diretamente os valores da linha vinculada do Project por meio do código.
“calculado”: Irá calcular o avanço da linha da carteira com base em uma ponderação do avanço pelo Peso preenchido para cada linha. Caso uma linha mãe tenha o tipo de atualização como calculado, seu avanço será representado pela soma do avanço das filhas ponderado pelo seu peso.
Valor do projeto: Valor orçado ou realizado para o projeto.
Observações importantes:
O nome das colunas na planilha de importação da carteira deve ser escrito como apresentado neste arquivo, uma vez que o nome da coluna é a referência para a leitura do arquivo pelo sistema.
Neste estágio, a carteira é apenas estrutural (hierarquia + códigos). Sem o envio do .mpp, não há indicadores nem progresso, apenas a base que permitirá o encaixe dos dados do Project nas linhas corretas.
Estrutura da Carteira: Programas e Projetos
A carteira é organizada em uma hierarquia de programas e projetos.
Um programa é qualquer linha que possui outras linhas abaixo dela. Ele funciona como um agrupador e representa um conjunto de atividades. Sempre que uma linha tiver filhos, ela será considerada um programa, independentemente da sua posição na hierarquia.
Um projeto é a última camada da carteira, ou seja, uma linha que não possui filhos. É nele que os vínculos são configurados e onde a execução efetivamente acontece.
Exemplo:
1 = programa
1.1 = programa
1.1.1 = projeto
Os programas herdam automaticamente as informações dos projetos abaixo deles, como vínculos, indicadores e progresso.
Importe a Carteira de Projetos
Importação da carteira criada: Para importar a estrutura da carteira criada no excel para o Visi, é necessário seguir os seguintes passos:
Criação da carteira: Acesse a página da Carteira de Projetos na barra lateral de ferramentas e, depois, selecione “Criar nova carteira”.
Ao clicar em criar, escolha o nome da carteira, o método de cálculo e por fim faça o upload do arquivo da carteira criado. Nesta etapa, é importante destacar os três métodos de cálculos disponíveis.
Trabalho: Apresenta o progresso da obra com base em uma ponderação pelo trabalho, utilizando os dados diretos dos arquivos Project importados. Obs: Esse método sempre substitui os dados de envios anteriores do Project pelos do envio mais atual.
Custo: Apresenta o progresso da obra com base em uma ponderação pelo custo, utilizando os dados diretos dos arquivos Project importados. Obs: Esse método sempre substitui os dados de envios anteriores do Project pelos do envio mais atual.
Custo travado: Este método tem como proposta manter fixo o histórico de avanço de uma carteira ao longo das atualizações. Os avanços registrados à cada envio de cronograma são balizados pelas Datas de Status e os respectivos valores de “% Concluída”, datas de início e término de cada tarefa, definidas em cada upload, criando uma linha do tempo confiável do progresso do projeto sem alteração do histórico após cada atualização. Uma vez que este método envolve um tratamento dos dados do arquivo Project para registro dos avanços, existem requisitos e boas práticas de atualização que devem ser seguidos para um funcionamento correto da ferramenta. Para saber mais sobre este método, acesse o artigo específico.
Após a confirmação, a carteira está criada e pronta para receber as atualizações por meio do envio dos cronogramas em .mpp.
Configuração do cronograma para importação
Para envio das atualizações da carteira, será necessário um ajuste na estrutura do cronograma no MS Project. Uma vez que o vínclulo do .mpp à carteira no Visi é feito por meio do campo “Código”, deve ser criada uma coluna de texto no cronograma com o mesmo nome do campo na planilha de criação da carteira, como no exemplo abaixo.
O código utilizado na linha do Project deve ser idêntico ao utilizado na linha equivalente da carteira. Dessa forma, as linhas que contém código em ambos os locais, serão exibidas em conjunto com seus respectivos dados.
É importante destacar que os valores de progresso exibidos na Carteira de Projetos irá depender da configuração do Tipo de atualização configurado para cada linha, do seu Peso cadastrado (Quando utilizada a atualização “calculado”) e do Método de cálculo selecionado da carteira.
Como enviar atualizações da carteira criada?
Após a estrutura ser definida, é feito o envio do arquivo com os dados reais.
Formato: .mpp
Deve ser utilizado o arquivo do Project desejado.
Esse arquivo contém os dados reais do cronograma, como progresso, datas, indicadores e demais informações vindas do Project. É a partir dele que a carteira passa a ter previsto, realizado, desvio e todos os indicadores exibidos no VISI.
O envio do arquivo Project pode ser feito em “+ Atualizar carteira”
Em seguida, basta selecionar “Upload de arquivo” ou selecionar e arrastar os cronogramas desejados para a caixa indicada de upload. Nesta etapa, é possível selecionar um ou múltiplos arquivos Project para envio simultâneo. É possível também adicionar descrições para cada envio. Neste caso, a descrição é válida para todos os arquivos selecionados em um mesmo envio.
Processamento
O processamento pode levar alguns instantes
É possível enviar novas atualizações enquanto uma está em processamento
As atualizações entram em fila e são processadas em ordem
Como alterar a estrutura e informações da carteira criada?
Caso seja necessário alterar a estrutura da carteira, ou os valores dos campos preenchidos no momento da criação na planilha, o processo deve ser realizado por meio do replanejamento da carteira. Nesse caso, a planilha deve ser modificada da maneira desejada, desde que as colunas obrigatórias sejam mantidas. É possível reorganizar a estrutura de tópicos, adicionar ou remover linhas, alterar os dados dos campos, criar colunas personalizadas, ou qualquer outra modificação necessária para ajuste da visualização da carteira no Visi.
É importante destacar que em caso de alteração de códigos ou adição de linhas, será necessário reconfigurar o vínculo nos arquivos do MS Project utilizados para atualizar a carteira.
Para enviar um replanejamento, deve-se seguir o caminho:
Acesse as Atualizações da carteira no canto superior direito da tela.
Na aba Replanejamentos, selecione “+Replanejar carteira” e envie o arquivo ajustado.
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